GoogleドライブにGoogle ドキュメント、スプレッドシート、スライドやその他のファイルなど、他の人に共有する必要があるファイルは、以下の共有ドライブの適切な位置にファイルを格納してください。
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情報の種類 | 共有方法 | 情報の例 |
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社内の人に共有したい下記以外すべて | 「共有ドライブ」に追加 理由
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個人情報などセンシティブな情報 | 共有ドライブには入れず、必要最小限のメンバーを特定して共有 情報漏えいのリスクを最小限にするため、共有相手は最低限にしてください。 |
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ファイルアップロードの質問があるGoogle フォーム | 共有ドライブには入れず、「マイドライブ」にある状態で必要な人に共有 Googleフォーム、共有ドライブの仕様上、ファイルを共有ドライブにアップロードすることができません。 |
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他社の人と共有したい情報 | 共有ドライブ「社外共有用」にフォルダを追加し、フォルダに対して社外の人のメールアドレスを入力して共有 「社外共有用」以外の共有ドライブは、ファイルを直接外部の人に共有できない設定になっています。 |
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全世界の人から閲覧されることを想定して作るコンテンツ | 「リンクを知っている人全員」にして共有 |
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「リンクを知っている人全員」は、原則使用禁止です。「リンクを知っている人全員」は、使用禁止。
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共有設定で「リンクを知っている人全員」という設定がありますが、この設定にすると、URLを知っている人は全員そのファイルにアクセスされてしまいます。URLがSNSなどで拡散されてしまう場合もありえます。
上記のようなセンシティブな情報を一切含まず、公開する目的の場合のみ可能。
ファイル名
ファイルが増えてきて、必要なファイルを見つけにくくなってきたので、以下の命名規則でファイル名をつけてください。
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