コミュニケーションガイドライン

2021/7/2 インターン・新卒向けにコミュニケーションの改善のために伝えていることを「往復回数を減らしてスピードアップ!」という名前でまとめた

2022/7/29 「コミュニケーションガイドライン」という名前に変え、具体的なコミュニケーションのガイドラインとなるよう追記・修正した

目次

コミュニケーションガイドラインとは?

  • 社内のコミュニケーションを円滑で創造的なものにし、会社の業績向上に繋げるため、推奨される行動をガイドラインとして示すものです。

    • 複数人で何かを成し遂げるには、必ず他者とコミュニケーションを取ることが必要です。

  • 一般的な価値観は「バリュー」の「Open communication」の項目に記載しています。このページではすぐに活用できるようにするため、できるだけ具体的な行動に言及します。

良いコミュニケーションとは?

以下を満たすやりとりを「良いコミュニケーション」とします。

  • 相手に伝えたいことが素早く・誤解なく伝わる

  • 情報の受け手側で、無駄な質問や作業がない

  • 自己も他者も、お互いを尊重する気持ちがあり、ポジティブな気持ちを持っている

  • 心理的安全性が担保されていて、相手への思いやりを持って、率直で素直に意見を言い合える

  • 他者の意見を取り入れることで、一人では思いつかなかったような成果を生む

わかりやすく伝える

わかりやすく伝えるために行ってほしいことを以下に記載します。

以下のような無駄なやりとりがない状態を目指しましょう!

  • 相手に伝えたいことが伝わらず、「これってどういう意味?」と聞き返される

  • 内容が整理されておらず、相手が理解に時間がかかる

特に非同期のやりとり(JiraやSlack, GitHubなど)は、口頭のやりとりと違い、無駄なやりとりが増えるだけで、数時間〜数日間も余計な時間がかかってしまいます!

伝える責任は伝える側にある

相手が理解してくれないのは自分のせい。相手にとってわかりやすく伝えることを心がけよう。

結論ファースト

結論→理由の順で伝えましょう!その方が理解しやすいからですし、結論が見えない話を聞き続けるのは辛いからです。←こんな感じです。

複雑なことは頭の中で整理してから伝えよう

複雑なことは、できるだけ自分なりに整理してから伝えましょう。

特に伝えなくてもいい枝葉の情報はカットして、伝えたいことの要点のみを伝えましょう。

相手が「たぶん知っているだろうな」ということも伝える

相手が「たぶん知っているだろうな」ことも含めて伝えましょう。

自分の理解度がLv1〜10、相手の理解度がLv.1〜5くらいだとしたとき、Lv.6〜10の情報だけでなく、Lv4〜10くらいの情報を伝えたほうが相手が理解しやすいです。実際には相手の理解度がLv.1〜4くらいかもしれませんし、知っていることを読み飛ばす・聞き飛ばすのに時間はあまりかかりません。

誤字脱字をなくそう

文を短くシンプルにする

以下のようにして文を短く、シンプルにしましょう。長い文を理解するのは大変です。

  • 重複を消す

  • 箇条書きや体言止めにする

  • 不要な修飾語を消す

例: 以下の2つは伝えたいことは同じだが、文字数は半分にできる

  • before: 「●●を確認してください」と、誰かにJiraで何かを確認してもらうときは、必ず確認対象のURLを貼りましょう!

  • after: 何かを確認してもらう場合: 確認対象のURLを貼る

    • ※Jiraに限定する必要がなかったので「Jiraで」も削除できた

言葉を作らない

  • 複数の言葉を組み合わせたりして、勝手に言葉を作らない。

    • 例: クレカページ → クレジットカード情報入力フォーム

  • 他の人が使っていない略語や単語を使わない。

    • 相手の理解に時間がかかります。

    • 自分しか使っていない言葉を他の人に押し付けないように注意しましょう。

箇条書き・番号付きリスト・見出し・表を活用しよう

箇条書き・番号付きリスト・見出しを活用しましょう。文章よりもわかりやすくなります。

  • 複数の並列した項目があるときは「箇条書き

    • Tab を押して、親子関係にすると、さらにわかりやすくなります。

  • 手順を伝えるときは、「番号つきリスト

  • 見出しには「見出し

  • 項目数が多いことや複雑なことには「

Confluence、Jira、Slack、Google Documentなどでは、以下の方法で素早く入力できます!覚えておきましょう。

 

ショートカットキー
(以下を同時押し)

テキスト入力

 

ショートカットキー
(以下を同時押し)

テキスト入力

箇条書き

Shift 8

* のあと スペース

番号付きリスト

Shift 7

  1.  

のあと スペース

見出し

Alt 1〜6

# のあと スペース

見直す

テキストを書いたら、相手の気持ちになって読み返してみましょう。

読み返すのは面倒に感じるかもしれませんが、往復回数が増えてムダになる時間に比べればマシです。

往復回数を減らす

相手にとって想定外なら理由を伝えよう

以下のような場合は、理由を書きましょう。高確率で「なぜ?」という質問が返ってくるからです。

  • 依頼されたことと違うことをしたとき

  • 確認を依頼されたことに対して、修正してほしいとき

  • 相手が知らない事情があるとき

相手が聞いてきそうなことは予め書いておく

相手が聞いてきそうなことは予め書いておきましょう。

特に相手から以前も聞かれたことは、また聞かれる可能性が高いです!

テキストを書いたあとで、相手が以下のようなことを聞いてきそうかどうか考えてみましょう。

  • 「念の為確認ですが、●●はしてありますか?」

  • 「他社の事例はありますか?」

  • 「●●の資料を見せてください」

  • 「●●さんには確認しましたか?」

  • 「なんで●●にしようと思ったのですか?」

  • 「どうしたらいいと思う?」

  • 「●●は確認しましたか?」

  • 「なぜ●●をしたのですか?」

相手が次にするアクションのURLを貼っておく

相手にしてほしいことがある場合は、すぐにそれをできるようにしておきましょう。

  • 何かを確認してもらう場合→確認対象のURL

  • 関連情報を確認したくなることは多いです。

    • 「すでに開発中です」→関連するJiraの課題のURL

    • 「Slackで話していたのですが」→関連するSlackのやりとりのURL(Slackの発言右上の [︙]→[リンクをコピー] )

    • 「デザインはできてます」→関連するFigmaのURL

    • 「この関数を使えそうです」→関連するドキュメントのURL

    • 「●●の広告が良さそうですがどうでしょうか?」→取引先からきた資料・ページのURL

    • 「ここの数字が減っています」→管理画面のURL・キャプチャ画像(Google Analytics/Seach Console/広告管理画面など)

      • GAなどでは、期間などがURLに埋め込まれているので、URLを渡すだけで、同じ画面を一発で開けます。

相手を尊重する

話しやすい雰囲気をつくる

相手が話しやすい雰囲気をつくりましょう。

対面であれば、雑談をしたり、相手の話に積極的にうなずいたり相づちをします。

テキストであれば、絵文字をつかったり「!」を使って文章をやわらかい印象にします。

他者の意見はまず受け入れる

他者の意見を聞いたときは、自分の意見と違っても、まず「そうなんですね。●●●●ですよね」と受け入れるコメントをしましょう。まずは相手を受け入れることで、心理的安全性を高められます。否定されて気分が悪くなることがなく、良い議論に繋げやすくなります。

ポジティブな言葉を使う

できるだけポジティブな言葉を使いましょう。

会話の中で、理由を聞くときは批判的に聞こえてしまいやすいので、注意します。

感謝の気持ちを伝える

何かをしてくれたら、まずは「ありがとう」を伝えましょう。