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ミーティングには必ず1名の主催者がいます。通常はミーティングの進行を行う人やチームリーダーなどが主催者になります。
主催者はミーティングの目的を予め参加者に提示しておきます。SlackやJiraで伝えたり、カレンダーの予定のメモ欄に記入しておきます。
主催者は、ミーティングを有意義な時間にし、ミーティング中に目的が達成されるように最大限努めます。
予めアジェンダを確認したり、アイディアを出しておくなど、ミーティングでなくてもできることはできるだけミーティング前までに済ませるようにします。
主催者は、以下のような場合に、できるだけ早くミーティングを中止または時間を変更する。
ミーティングで話すべき議題がない場合(Jiraでやり取りしたほうが良さそうな場合も含む)
参加できないメンバーがいる場合
場所
ミーティングは基本的にはZoomで行います。短時間のものやメンバーの同意があればGatherを利用しても良いです。ミーティングは基本的にはGoogle Meetで行います。短時間のものやメンバーの同意があればGatherを利用しても良いです。
Gatherで実施する場合、会議室名を入力してください。
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title | なぜZoomなのですか? |
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参加者
ミーティングに参加することで時間を無駄にしないよう、参加者は必要最低限のみにします。
ミーティングの一部の話題だけに関連がある参加者がいる場合は、その話題だけを最初にして後半は抜けてもらうなどして、時間を無駄にしないように工夫しましょう。
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主催者は、ミーティングに先立ち、参加者の空き時間を確認して、Googleカレンダーにミーティングの予定を作成しておきます。
参加する場所がわからなくなってしまうため、ZoomのURLとGatherのURLの両方を発行しないように注意してください。参加する場所がわからなくなってしまうため、MeetのURLとGatherのURLの両方を発行しないように注意してください。
参加者をゲストとして招待します。
予定のタイトルはわかりやすくします。
Zoomで実施する場合Meetで実施する場合
予定の作成時に、ZoomのURLを予め作っておきます。予定からZoomのリンクをたどれるようにします。スムーズにミーティングを始めるためです。予定の作成時に、MeetのURLを予め作っておきます。予定からMeetのリンクをたどれるようにします。スムーズにミーティングを始めるためです。
Googleカレンダーの[ビデオ会議を追加] → [Zoom Meeting] Google Meetのビデオ会議を追加] から追加できます。
Gatherで実施する場合
「会議室」から選択します。
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目的
全員が口を開き、近況を共有することになり、雰囲気が柔らかくなり、関係性が高まり、発言しやすくしたり、前向きな議論をしやすくする。心理的安全性を高めること。
概要
チェックイン
ミーティングの最初に各自が何かを1人1-2分くらい話します。
週2回以上の高頻度のミーティングの場合はスキップしてもOK。
チェックアウト
ミーティングの最後に各自が一言ずつ話します。
必要がなさそうな場合、時間が取れない場合はスキップしてもOK。
行い方
主催者が全員に対して以下のように問いかける。
チェックインの場合
声を発することが目的なので、話題は何でもOKだが、簡単に回答できる話題にします。
例
自己紹介してください。(初めての人がいる場合)
近況(今日・最近の出来事、感じたこと・よかったこと・嬉しかったこと・楽しかったこと)を教えてください。
●●(議題)について思うことを教えてください。
オススメの観光地について教えてください。
学生時代の思い出は?
好きな食べ物/料理は?
社会人になってから一番の失敗は?
チェックアウトの場合
今日のミーティングはどうでしたか?
参加者は一人ずつ話します。
話す内容は何でも良く、どんな回答でも歓迎します。
可能なら、「事柄」だけでなく「感情」も入れましょう。
例:「今日はミーティングが多かった」→「今日はミーティングが多かったので疲れた」
例:「新作のゲーム●●が発売した!」→「新作のゲーム●●が発売したから嬉しい・楽しみ」
順番は何でも良いが、主催者は全員が必ず話すように進めます。
例えば、ZoomやGatherの「上から」、誕生月の早い順、五十音順、など何でも良い。例えば、MeetやGatherの「上から」、誕生月の早い順、五十音順、など何でも良い。
主催者が最初に話すと、他の人が話しやすくなるのでおすすめです。
最後に「以上です」と言います(オンラインだと話の終わりがわかりにくいので)。
話した内容について、話し合うする必要はないが、やりとりしてももちろんOK。Zoomのリアクションの利用も推奨。話した内容について、話し合うする必要はないが、やりとりしてももちろんOK。Meetのリアクションの利用も推奨。
チェックイン・チェックアウトの内容をアジェンダに書く必要はありません。
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