ミーティングガイドライン

2022/7/4 ミーティングは多くの時間を使うことになる。少しずつの無駄がチリツモで大きな無駄になるため、社内でガイドライン化する。

2022/7/5 チェックイン・チェックアウトを新たに導入してみることにした

2022/7/21 カメラはオンを強く推奨することを追記。

2022/8/22 社内会議ツールをZoomからMeetに変更。Meetの音質が改善し、バーチャル背景に対応したため。

社内で開くミーティング・会議・打ち合わせは以下のガイドラインに従って実施します。

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目次

目的

  • JiraやSlackなど非同期・テキストでのコミュニケーションだと非効率になるような議題(ブレストや方針のディスカッションなど)や、顔をあわせて話すことそのものに意味がある場合(顔合わせ・キックオフmtg)については、ミーティングで話し合います。

  • そもそもミーティングをしなくてもいい内容については、できるだけJiraやSlackを使います。

  • 複数の議題がある場合、ミーティングでないとできない議題にフォーカスするようにします。

主催者の役割

  • ミーティングには必ず1名の主催者がいます。通常はミーティングの進行を行う人やチームリーダーなどが主催者になります。

  • 主催者はミーティングの目的を予め参加者に提示しておきます。SlackやJiraで伝えたり、カレンダーの予定のメモ欄に記入しておきます。

  • 主催者は、ミーティングを有意義な時間にし、ミーティング中に目的が達成されるように最大限努めます。

  • 予めアジェンダを確認したり、アイディアを出しておくなど、ミーティングでなくてもできることはできるだけミーティング前までに済ませるようにします。

  • 主催者は、以下のような場合に、できるだけ早くミーティングを中止または時間を変更する。

    • ミーティングで話すべき議題がない場合(Jiraでやり取りしたほうが良さそうな場合も含む)

    • 参加できないメンバーがいる場合

場所

  • ミーティングは基本的にはGoogle Meetで行います。短時間のものやメンバーの同意があればGatherを利用しても良いです。

  • Gatherで実施する場合、会議室名を入力してください。

参加者

  • ミーティングに参加することで時間を無駄にしないよう、参加者は必要最低限のみにします。

  • ミーティングの一部の話題だけに関連がある参加者がいる場合は、その話題だけを最初にして後半は抜けてもらうなどして、時間を無駄にしないように工夫しましょう。

日時

  • 基本的に勤務時間帯(10-19時)の範囲内で設定します。参加できない参加者がいる場合は参加できるよう配慮します。

  • 有給奨励日集中Dayにはできるだけ入れないようにします。

  • 時間は、15分間・25分間・50分間のいずれかにし、毎時0分・15分・30分・45分のいずれかから予定を入れます。

    • 次の会議との間に休憩が生まれるようにするためです。

    • Google カレンダーの設定で「会議の迅速化」にチェックを入れることを推奨します。

カレンダーの予定

  • 主催者は、ミーティングに先立ち、参加者の空き時間を確認して、Googleカレンダーにミーティングの予定を作成しておきます。

  • 参加する場所がわからなくなってしまうため、MeetのURLとGatherのURLの両方を発行しないように注意してください。

  • 参加者をゲストとして招待します。

  • 予定のタイトルはわかりやすくします。

  • Meetで実施する場合

    • 予定の作成時に、MeetのURLを予め作っておきます。予定からMeetのリンクをたどれるようにします。スムーズにミーティングを始めるためです。

    • Googleカレンダーの[Google Meetのビデオ会議を追加] から追加できます。

  • Gatherで実施する場合

    • 「会議室」から選択します。

アジェンダ

  • 主催者は、事前にアジェンダを用意し、GoogleカレンダーやSlackなど参加者が気づきやすい場所にリンクを張っておきます。

  • アジェンダには以下を記載します。

    • ミーティングの目的

    • 参加者

    • 議題

      • ディスカッションしたいこと、報告・共有したいことなど

      • 関連するリンクがあればリンクします。

      • 特定のJiraの課題について話したときは、アジェンダではなく、Jiraに記載します。

  • 主催者は、参加者に対して自分が持ってくる議題について予め記載するように依頼します。

  • 1on1や、特定のJiraの課題についてのミーティングの場合は、アジェンダは不要です。

  • アジェンダは、Confluenceの「ミーティング」スペースに、 YYYY-MM-DD ミーティング名 の形式で作成します。

  • ミーティング中は、主催者か話している人が、議論の内容を適宜メモします。

    • Confluenceで複数人での同時編集が可能です。

チェックイン・チェックアウト

ミーティングの最初にチェックイン、最後にチェックアウトを行います。

  • 目的

    • 全員が口を開き、近況を共有することになり、雰囲気が柔らかくなり、関係性が高まり、発言しやすくしたり、前向きな議論をしやすくする。心理的安全性を高めること。

  • 概要

    • チェックイン

      • ミーティングの最初に各自が何かを1人1-2分くらい話します。

      • 週2回以上の高頻度のミーティングの場合はスキップしてもOK。

    • チェックアウト

      • ミーティングの最後に各自が一言ずつ話します。

      • 必要がなさそうな場合、時間が取れない場合はスキップしてもOK。

  • 行い方

    • 主催者が全員に対して以下のように問いかける。

      • チェックインの場合

        • 声を発することが目的なので、話題は何でもOKだが、簡単に回答できる話題にします。

          • 自己紹介してください。(初めての人がいる場合)

          • 近況(今日・最近の出来事、感じたこと・よかったこと・嬉しかったこと・楽しかったこと)を教えてください。

          • ●●(議題)について思うことを教えてください。

          • オススメの観光地について教えてください。

          • 学生時代の思い出は?

          • 好きな食べ物/料理は?

          • 社会人になってから一番の失敗は?

      • チェックアウトの場合

        • 今日のミーティングはどうでしたか?

    • 参加者は一人ずつ話します。

      • 話す内容は何でも良く、どんな回答でも歓迎します。

        • 可能なら、「事柄」だけでなく「感情」も入れましょう。

          • 例:「今日はミーティングが多かった」→「今日はミーティングが多かったので疲れた」

          • 例:「新作のゲーム●●が発売した!」→「新作のゲーム●●が発売したから嬉しい・楽しみ」

      • 順番は何でも良いが、主催者は全員が必ず話すように進めます。

        • 例えば、MeetやGatherの「上から」、誕生月の早い順、五十音順、など何でも良い。

        • 主催者が最初に話すと、他の人が話しやすくなるのでおすすめです。

      • 最後に「以上です」と言います(オンラインだと話の終わりがわかりにくいので)。

    • 話した内容について、話し合うする必要はないが、やりとりしてももちろんOK。Meetのリアクションの利用も推奨。

    • チェックイン・チェックアウトの内容をアジェンダに書く必要はありません。

画面共有

  • 話をする人が画面共有をしながら話します。

    • 画面共有をするときは、アジェンダか、話している話題についての画面を写し、参加者が画面の切り替えをしなくて済むようにします。

    • 画面共有中にリンクを開くときは、他の人が自分の画面で開けるようにアジェンダにリンクを張ります。

カメラオンを強く推奨

マイクミュートの活用

  • 相手が聞きやすいように、自分がしばらく話さない場合や、雑音が多い環境で話す場合は、ミュートを活用してください。

ミーティングに遅れそう・欠席するとき

  • なんらかの理由でミーティングに遅れそう・欠席するときは、必ずSlackで連絡します。

    • その際、できるだけ「●分くらい遅れます」というように目安も連絡します。