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コミュニュケーションそのものが目的ではなく、議論することが目的であるミーティング(特に定例ミーティング)では、生産性を上げる(少ない時間で多くの成果を得る)ために、「黙読コメント方式」で行います。
この方法を取る場合は、文字でのやりとりで済むことを話さないように注意します。
黙読コメント方式の進め方
事前準備
主催者は、遅くてもミーティングの前日までにConfluenceにアジェンダのページを作成し、黙読コメント方式にすること、以下の「黙読コメント方式テンプレート」を貼っておきます。
参加者は、ミーティング開始時間までにアジェンダに話したいことを記入しておきます。
ミーティングが始まったら
チェックイン(上記の通り)をします。
黙読コメントタイム
黙読とコメントを付けるのにかけていい時間と何時何分までかを必ず伝えます。
例:「これから資料を読んで気になるところにコメントを付けてください。時間は15分後の11時15分です」
短めの時間を伝えたほうが集中力が切れないので、議題の量に対して少しだけ少なめの時間にします。
予め決めた時間になってもコメントがつくようであれば、少し(5-10分程度)延長します。
上から順番にコメントがついた場所だけを話します。
アジェンダに記入されていることをもう一度話さないように注意します。そのような場合は「コメントの内容だけ話しましょう」と伝えます。
コメントがついた箇所について話したことや決めたことはコメントで追記しておきます。
黙読コメント方式テンプレート
このミーティングは黙読コメント方式で行います。黙読コメント方式についてはこのミーティングは、黙読コメント方式で行います。事前に以下の表に記入をお願いします。
書いた人 | 種類 | 内容
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