2022/7/4 ミーティングは多くの時間を使うことになる。少しずつの無駄がチリツモで大きな無駄になるため、社内でガイドライン化する。 2022/7/5 チェックイン・チェックアウトを新たに導入してみることにした 2022/7/21 カメラはオンを強く推奨することを追記。 2022/8/22 社内会議ツールをZoomからMeetに変更。Meetの音質が改善し、バーチャル背景に対応したため。 2023/3/10 以前から一部の会議で行っていた、「黙読コメント方式」を追記 |
社内で開くミーティング・会議・打ち合わせは以下のガイドラインに従って実施します。
関連ページ
/wiki/spaces/SOCIALDOG/pages/1635123216：社内の定例会議の一覧
https://socialdog.atlassian.net/wiki/spaces/mtg ：ミーティングのアジェンダの置き場所
JiraやSlackなど非同期・テキストでのコミュニケーションだと非効率になるような議題（ブレストや方針のディスカッションなど）や、顔をあわせて話すことそのものに意味がある場合（顔合わせ・キックオフmtg）については、ミーティングで話し合います。
そもそもミーティングをしなくてもいい内容については、できるだけJiraやSlackを使います。
複数の議題がある場合、ミーティングでないとできない議題にフォーカスするようにします。
ミーティングには必ず1名の主催者がいます。通常はミーティングの進行を行う人やチームリーダーなどが主催者になります。
主催者はミーティングの目的を予め参加者に提示しておきます。SlackやJiraで伝えたり、カレンダーの予定のメモ欄に記入しておきます。
主催者は、ミーティングを有意義な時間にし、ミーティング中に目的が達成されるように最大限努めます。
予めアジェンダを確認したり、アイディアを出しておくなど、ミーティングでなくてもできることはできるだけミーティング前までに済ませるようにします。
主催者は、以下のような場合に、できるだけ早くミーティングを中止または時間を変更する。
ミーティングで話すべき議題がない場合（Jiraでやり取りしたほうが良さそうな場合も含む）
参加できないメンバーがいる場合
ミーティングは基本的にはGoogle Meetで行います。短時間のものやメンバーの同意があればGatherを利用しても良いです。
Gatherで実施する場合、会議室名を入力してください。
ミーティングに参加することで時間を無駄にしないよう、参加者は必要最低限のみにします。
ミーティングの一部の話題だけに関連がある参加者がいる場合は、その話題だけを最初にして後半は抜けてもらうなどして、時間を無駄にしないように工夫しましょう。
基本的に勤務時間帯（10-19時）の範囲内で設定します。参加できない参加者がいる場合は参加できるよう配慮します。
有給奨励日やMokuMoku Dayにはできるだけ入れないようにします。
時間は、15分間・25分間・50分間のいずれかにし、毎時0分・15分・30分・45分のいずれかから予定を入れます。
次の会議との間に休憩が生まれるようにするためです。
Google カレンダーの設定で「会議の迅速化」にチェックを入れることを推奨します。
主催者は、ミーティングに先立ち、参加者の空き時間を確認して、Googleカレンダーにミーティングの予定を作成しておきます。
主催者は、事前にアジェンダを用意し、GoogleカレンダーやSlackなど参加者が気づきやすい場所にリンクを張っておきます。
アジェンダには以下を記載します。
ミーティングの目的
参加者
議題
ディスカッションしたいこと、報告・共有したいことなど
関連するリンクがあればリンクします。
特定のJiraの課題について話したときは、アジェンダではなく、Jiraに記載します。
主催者は、参加者に対して自分が持ってくる議題について予め記載するように依頼します。
1on1や、特定のJiraの課題についてのミーティングの場合は、アジェンダは不要です。
アジェンダは、Confluenceの「ミーティング」スペースに、 YYYY-MM-DD ミーティング名 の形式で作成します。
ミーティング中は、主催者か話している人が、議論の内容を適宜メモします。
Confluenceで複数人での同時編集が可能です。
ミーティングの最初にチェックイン、最後にチェックアウトを行います。
目的
全員が口を開き、近況を共有することになり、雰囲気が柔らかくなり、関係性が高まり、発言しやすくしたり、前向きな議論をしやすくする。心理的安全性を高めること。
概要
チェックイン
ミーティングの最初に各自が何かを1人1-2分くらい話します。
週2回以上の高頻度のミーティングの場合はスキップしてもOK。
チェックアウト
ミーティングの最後に各自が一言ずつ話します。
必要がなさそうな場合、時間が取れない場合はスキップしてもOK。
行い方
主催者が全員に対して以下のように問いかける。
チェックインの場合
声を発することが目的なので、話題は何でもOKだが、簡単に回答できる話題にします。
例
自己紹介してください。（初めての人がいる場合）
近況（今日・最近の出来事、感じたこと・よかったこと・嬉しかったこと・楽しかったこと）を教えてください。
●●（議題）について思うことを教えてください。
オススメの観光地について教えてください。
学生時代の思い出は？
好きな食べ物／料理は？
社会人になってから一番の失敗は？
人数が6人以上いる場合は、長くなりそうな場合は「1人1分くらいなので、何時何分くらいまででやりましょう」と最初に宣言しておきます。
チェックアウトの場合
今日のミーティングはどうでしたか？
参加者は一人ずつ話します。
話す内容は何でも良く、どんな回答でも歓迎します。
可能なら、「事柄」だけでなく「感情」も入れましょう。
例：「今日はミーティングが多かった」→「今日はミーティングが多かったので疲れた」
例：「新作のゲーム●●が発売した！」→「新作のゲーム●●が発売したから嬉しい・楽しみ」
順番は何でも良いが、主催者は全員が必ず話すように進めます。
例えば、MeetやGatherの「上から」、誕生月の早い順、五十音順、など何でも良い。
主催者が最初に話すと、他の人が話しやすくなるのでおすすめです。
最後に「以上です」と言います（オンラインだと話の終わりがわかりにくいので）。
話した内容について、話し合うする必要はないが、やりとりしてももちろんOK。Meetのリアクションの利用も推奨。
チェックイン・チェックアウトの内容をアジェンダに書く必要はありません。
コミュニュケーションそのものが目的ではなく、議論することが目的であるミーティング（特に定例ミーティング）では、生産性を上げる（少ない時間で多くの成果を得る）ために、「黙読コメント方式」で行います。
この方法を取る場合は、文字でのやりとりで済むことを話さないように注意します。
事前準備
主催者は、遅くてもミーティングの前日までにConfluenceにアジェンダのページを作成し、黙読コメント方式にすること、以下の「黙読コメント方式テンプレート」を貼っておきます。
参加者は、ミーティング開始時間までにアジェンダに話したいことを記入しておきます。
ミーティングが始まったら
チェックイン（上記の通り）をします。
黙読コメントタイム
黙読とコメントを付けるのにかけていい時間と何時何分までかを必ず伝えます。
例：「これから資料を読んで気になるところにコメントを付けてください。時間は15分後の11時15分です」
短めの時間を伝えたほうが集中力が切れないので、議題の量に対して少しだけ少なめの時間にします。
予め決めた時間になってもコメントがつくようであれば、少し（5-10分程度）延長します。
上から順番にコメントがついた場所だけを話します。
アジェンダに記入されていることをもう一度話さないように注意します。そのような場合は「コメントの内容だけ話しましょう」と伝えます。
コメントがついた箇所について話したことや決めたことはコメントで追記しておきます。
このミーティングは、黙読コメント方式で行います。事前に以下の表に記入をお願いします。
書いた人 | 種類 | 内容
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|---|---|---|---|
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 | |||
| 4 | |||
| 5 | |||
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| 8 | |||
| 9 | |||
| 10 |
話をする人が画面共有をしながら話します。
画面共有をするときは、アジェンダか、話している話題についての画面を写し、参加者が画面の切り替えをしなくて済むようにします。
画面共有中にリンクを開くときは、他の人が自分の画面で開けるようにアジェンダにリンクを張ります。
ツールが何であっても、カメラはオンにすることを強く推奨します。
理由：お互いに表情や仕草が見えることによって、コミュニケーションを円滑にし、生産性を向上させるため
背景が気になる場合は、バーチャル背景やアバターなどを適宜活用してください。
Google Meetの場合：Google Meet で背景を変更する、ビジュアル エフェクトを適用する
Gatherの場合：Background Blur | Gather's Help Center!
なお、「オンライン会議でカメラONにすると生産性が下がる」という研究結果もあるということですが、今のところ「カメラオンを強く推奨」が生産性のバランスとして良いと考えているので、「強制」ではなく「強く推奨」にしています。 |
以下にロゴ入りのバーチャル背景素材があるので、自由に活用してください。
相手が聞きやすいように、自分がしばらく話さない場合や、雑音が多い環境で話す場合は、ミュートを活用してください。
なんらかの理由でミーティングに遅れそう・欠席するときは、必ずSlackで連絡します。
その際、できるだけ「●分くらい遅れます」というように目安も連絡します。