社内の情報共有方法を以下の通り統一します。
目次
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目的
一箇所にあるべき情報が複数ツールにまたがって存在してしまうことを防ぐ
情報をオープンにする
議事録がGoogle ドキュメントにあると、他の人から見えにくい
やりとりの無駄を減らす
抜け漏れを防ぐ
個々のタスクを可視化する
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Jira
特定のタスクやそれに紐づく情報
相手に作業が発生する依頼は必ず Jira に起票し、担当者をアサインすること
例外: 労務関連、評価などのやりとり、管理画面のIPアドレスの追加など数分で終わる依頼はSlackでOK
特定のタスクに関するやりとりをJira以外で行わないこと
例: 特定の課題に関する質疑・やりとりをSlackで行わないこと
詳しい使い方は、Jira 利用ガイドラインを参照
Confluence の「議事録」フォルダ
mtgを行う際は、必ず議事録をコンフルの「ブログ」内に作成すること
mtg に参加していない人も、議事録を見るだけでやりとりがすべて追えるように書くこと
Jira に起票済みの特定タスクの場合は、Jiraの課題に書く
関連する資料・課題は必ずリンクを貼ること
Next Actions にはできるだけ担当者・期限を設定すること
その場でJiraの課題を作成し、リンクする形でも良い
Confluenceの議事録フォルダ以外
長期(数ヶ月以上)に渡って更新されるべき資料
Google スプレッドシート
表計算が必要なファイル
共有フォルダ「AutoScale」以下の適切なフォルダに置くこと。
必ず、JiraやConfluenceからリンクを張り、孤立しないようにしてください(あとで検索できない)ファイル名やフォルダについてはGoogle Drive の共有ドライブについて を参照
Google ドキュメント
他のメンバーへの情報共有手段としては今後使わない
個人でメモ帳として使うのは良い
Google スライド
スライド形式の資料会社ではMicrosoft Officeを購入しませんので、特別な理由がなければPowerPointも使用しないでください。
ファイル名やフォルダについてはGoogle Drive の共有ドライブについて を参照
Slack
勤怠、労務関連の情報、イベントの告知、ニュースなどの共有など、上記以外全般
特定のタスクに紐付かない困っていることのヘルプ(特定のタスクに紐づく場合は、Jiraの課題ページを使う)
特定のタスクに対応してほしいことを知らせる
例:
以下のURLで、コメントに回答お願いします!
使い方の詳細は、Slack利用ガイドライン Slackガイドライン を参照
メール
社内でのやりとりには使用禁止。社外とのやりとりのみに使用。
使い方の詳細は、/wiki/spaces/PORTAL/pages/2169569647 を参照
Microsoft Office(Word/Excel/PowerPoint)
会社ではMicrosoft Officeを購入しませんので、特別な理由がなければ使用しないでください。Googleスプレッドシート・ドキュメント・スライドを活用してください。
参考)各ツールの特性
フロー情報とストック情報に応じて使い分けてください。
フロー情報 | ストック情報 | |
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情報の有効期限 | 短い | 長い |
更新頻度 | 高い | 低い |
投稿してから更新するか | 更新しない | 更新される |
探しやすさ検索性 | 探しにくい低い | 探しやすい高い |
大事なこと | 情報の鮮度 | 情報のわかりやすさ・探しやすさ |
使うツール |
| Confluence(議事録以外) |
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