社内の情報共有方法を以下の通り統一します。

目的

• 一箇所にあるべき情報が複数ツールにまたがって存在してしまうことを防ぐ

• 情報をオープンにする

  • 議事録がGoogle ドキュメントにあると、他の人から見えにくい

• やりとりの無駄を減らす

• 抜け漏れを防ぐ

• 個々のタスクを可視化する

使い分け

生産性を上げるため、情報共有に使うツールは以下に統一します。特別な理由があれば別の方法を使っても構いません。

• Jira

  • 特定のタスクやそれに紐づく情報

  • 相手に作業が発生する依頼は必ず Jira に起票し、担当者をアサインすること

    • 例外: 労務関連、評価などのやりとり、管理画面のIPアドレスの追加など数分で終わる依頼はSlackでOK

  • 特定のタスクに関するやりとりをJira以外で行わないこと

    • 例: 特定の課題に関する質疑・やりとりをSlackで行わないこと

  • 詳しい使い方は、Jira 利用ガイドラインを参照

• Confluence の「議事録」フォルダ

  • mtgを行う際は、必ず議事録をコンフルの「ブログ」内に作成すること

    • mtg に参加していない人も、議事録を見るだけでやりとりがすべて追えるように書くこと

    • Jira に起票済みの特定タスクの場合は、Jiraの課題に書く

    • 関連する資料・課題は必ずリンクを貼ること

    • Next Actions にはできるだけ担当者・期限を設定すること

    • その場でJiraの課題を作成し、リンクする形でも良い

• Confluenceの議事録フォルダ以外

  • 長期（数ヶ月以上）に渡って更新されるべき資料

• Google スプレッドシート

  • 表計算が必要なファイル

  • 共有フォルダ「AutoScale」以下の適切なフォルダに置くこと。

  • 必ず、JiraやConfluenceからリンクを張り、孤立しないようにしてください（あとで検索できない）

• Google ドキュメント

  • 他のメンバーへの情報共有手段としては今後使わない

  • 個人でメモ帳として使うのは良い

• Google スライド

  • スライド形式の資料

  • 会社ではMicrosoft Officeを購入しませんので、特別な理由がなければPowerPointも使用しないでください。

• Slack

  • 勤怠、労務関連の情報、イベントの告知、ニュースなどの共有など、上記以外全般

  • 特定のタスクに紐付かない困っていることのヘルプ（特定のタスクに紐づく場合は、Jiraの課題ページを使う）

  • 特定のタスクに対応してほしいことを知らせる

    • 例: 以下のURLで、コメントに回答お願いします！

  • 使い方の詳細は、Slack利用ガイドライン を参照

• メール

  • 社内でのやりとりには使用禁止。社外とのやりとりのみに使用。

  • 使い方の詳細は、/wiki/spaces/PORTAL/pages/2169569647 を参照

参考）各ツールの特性

フロー情報とストック情報に応じて使い分けてください。