ツールの使い分けガイドライン

2020/12/7 Jiraの導入にあたり、「情報共有ガイドライン」を制定

2022/7/2 「ツールの使い分けガイドライン」に名前を変更

社内の情報共有に使うツールを以下の通り統一します。

目次

目的

  • 一箇所にあるべき情報が複数ツールにまたがって存在してしまうことを防ぐ

  • 情報をオープンにする

    • 議事録がGoogle ドキュメントにあると、他の人から見えにくい

  • やりとりの無駄を減らす

  • 抜け漏れを防ぐ

  • 個々のタスクを可視化する

使い分け

生産性を上げるため、情報共有に使うツールは以下に統一します。特別な理由があれば別の方法を使っても構いません。

  • Jira

    • 特定のタスクやそれに紐づく情報

    • 相手に作業が発生する依頼は必ず Jira に起票し、担当者をアサインすること

      • 例外: 労務関連、評価などのやりとり、管理画面のIPアドレスの追加など数分で終わる依頼はSlackでOK

    • 特定のタスクに関するやりとりをJira以外で行わないこと

      • 例: 特定の課題に関する質疑・やりとりをSlackで行わないこと

    • 詳しい使い方は、https://socialdog.atlassian.net/wiki/spaces/PORTAL/pages/2169569422を参照

  • Confluence の「ミーティング」スペース

    • ミーティングを行う際は、必ず議事録をコンフルの「ブログ」内に作成すること

      • ミーティングに参加していない人も、議事録を見るだけでやりとりがすべて追えるように書くこと。

      • Jira に起票済みの特定タスクの場合は、Jiraの課題に書く。

      • 関連する資料・課題は必ずリンクを貼ること

      • Next Actions にはできるだけ担当者・期限を設定すること

      • その場でJiraの課題を作成し、リンクする形でも良い。

  • Confluenceの個人スペース

    • 自分だけが見られれば良いメモを書くときに活用してください。デフォルトでは公開設定になっているので共有設定に注意してください。

  • Confluenceの議事録フォルダ以外

    • 長期(数ヶ月以上)に渡って更新されるべき資料

  • Google スプレッドシート

  • Google ドキュメント

    • 他のメンバーへの情報共有手段としては今後使わない。

  • Google スライド

  • Slack

    • 勤怠、労務関連の情報、イベントの告知、ニュースなどの共有など、上記以外全般

    • 特定のタスクに紐付かない困っていることのヘルプ(特定のタスクに紐づく場合は、Jiraの課題ページを使う)

    • 特定のタスクに対応してほしいことを知らせる

      • 例: 以下のURLで、コメントに回答お願いします!

    • 使い方の詳細は、https://socialdog.atlassian.net/wiki/spaces/PORTAL/pages/2169569556 を参照

  • メール

  • Microsoft Office(Word/Excel/PowerPoint)

    • 会社ではMicrosoft Officeを購入しませんので、特別な理由がなければ使用しないでください。Googleスプレッドシート・ドキュメント・スライドを活用してください。

参考)各ツールの特性

フロー情報とストック情報に応じて使い分けてください。

 

フロー情報

ストック情報

 

フロー情報

ストック情報

情報の有効期限

短い

長い

更新頻度

高い

低い

投稿してから更新するか

更新しない

更新される

検索性

低い

高い

大事なこと

情報の鮮度

情報のわかりやすさ・探しやすさ

使うツール

  • Slack

  • Jira

  • Confluence(議事録)

Confluence(議事録以外)