2022/8/4 入社オンボーディング強化のため、「メンタリング」を制度化し、メンター向けのガイドラインを追加 2023/1/12 「メンタリング」を「Onboarding buddy」に名称変更 |
こちらはメンターとなった方向けのガイドラインなので、メンター以外の方は読む必要はありません。もちろん気になる場合は読んでもOKです。 |
関連ページ：面談・1on1・Onboarding buddyについて
メンターは、新しくジョインした人（メンティー）が、パフォーマンスを発揮できている状態（以下の「目指す状態」）に近づけるサポートを行う役割です。
人材開発の研究では、新しく入ったメンバーが能力を発揮するには、その人に適した環境を用意したり、入社後に生じたギャップを早期に解消することが重要な要因になっているとも言われています。メンターはそれをサポートします。
先にジョインしたメンバーが、あとからジョインしたメンバーをサポートする制度であり、メンターとメンティのスキルレベルの高低には関係ありません。
メンティーの問題の解決をサポートしますが、必ずしもメンターが問題を解決する必要はありません。
メンターが解決できない問題の場合は、どのように解決すればよいか（上長やチームメンバーなどに聞く、ドキュメントを参照する）を一緒に考えるところまでがメンターの役割です。
「上長」との違い
上長は評価を行いますが、メンターは行いません。
上長と違い、メンターは、日々の具体的な問題解決をサポートします。
メンターが解決できない問題やわからないことがあったら、上長に相談してください。
メンターは、少しでも早く下記の状態に近づけることを目指します。
スムーズに業務を行い、期待されているアウトプットを出せている
自分の職務内容、チームの目的、会社の制度やルール、JiraやSlackなどの各ツールの使い方を理解している
チームメンバーとスムーズにコミニュケーションできる
困ったときに質問する先がわかる・Confluenceのページを探せる
心理的安全性が高い（＝以下のような不安がない）
無知だと思われる不安
無能だと思われる不安
邪魔をしていると思われる不安
ネガティブだと思われる不安
不安や心配事、ストレスがない状態で環境に慣れている
「SocialDogに入ってよかった」と感じている
メンターは、配属予定チームの入社1〜2年目のメンバーから選定してお声がけします。
以下のような人を選定します。
思いやりをもってメンティをサポートできる
業務に取り組むにあたっての基礎的な知識がある
下記4点の実施をお願いします！
スムーズに業務に入るための準備（勤務初日まで）
Welcome mtg（勤務初日）
入社オリエンテーション（勤務初日）
Onboarding buddy（定期的に）
入社日までに、下記のような準備を行います。
初出社日に「Welcome mtg」と「入社オリエンテーション」の予定をGoogleカレンダーに入れ、SlackのMeetのリンクを送っきます。
Welcome mtg
参加者
メンティー・メンター・チームメンバー・その他よくやりとりすることになる人など
時間
勤務初日のできるだけ早い時間で、15-30分程度
朝会とセットで行ってもOKです。
Welcome mtg→朝会→入社オリエンテーションの流れにするとスムーズです。
入社オリエンテーション
参加者
メンティー・メンター・その他居たほうが良い人がいたらその人
時間
勤務初日のできるだけ早い時間で、1-2時間程度
Google Calendarの説明欄
朝会・定例の打ち合わせなど、参加すべき予定にゲストとして追加する。
なお、全社会・全社朝会への招待はコーポレートにて行いますので不要です。
Slackのwelcomeチャンネルで、以下のような内容を送り、スムーズにオリエンテーションなどに参加でき、コミュニケーションしやすい雰囲気を作る
業務に入るにあたり、予め見ておいたほうがよいページのURLなど
「メンターになったので、困ったことがあれば何でも聞いてください」ということ
入社初日のミーティング、入社オリエンテーションなどの日時やMeetのURL
初日にズムーズにミーティングに入ってもらうためです。
勤務初日、新しく入ったメンバーの初顔合わせの場として、「Welcome mtg」を実施します。
新しく入ったメンバーがストレスを感じずに新しいチームでパフォーマンスを発揮できるよう、メンターは良い雰囲気でWelcome mtgが実施できるように気を配ります。
歓迎しているという雰囲気を伝える
勤務開始タイミングで、関わることになる人と自己紹介をしておき、その後テキストでのコミュニケーションをしやすくする
Welcome mtgの目的を説明。
お互いに自己紹介しあいます。
話題の例
名前やニックネーム、呼ばれたいこと
住んでいる場所
趣味や休日にしていること
いままで・今の仕事・今後やってみたいこと
得意な仕事
SocialDogに入った理由や経緯
メンターは以下のようなことを伝えます。
メンティーの担当となる予定の業務（軽くで良い）
よくやりとりをすることになる人の紹介
その他、円滑にコミュニケーションをするために必要な情報
具体的なタスクの話は入社オリエンテーションですることを伝える
呼んでほしい名前があるか聞く
「SDではメンバー同士で下の名前で呼んだり、ニックネームやIDで呼んだりしているのですが、希望の呼ばれ方はありますか？」と聞く
希望のニックネームなどがある場合は、呼びやすいようにSlackのIDにしてもらう。
その場で決めても良いし、名字にさん付けで呼んでも良い。
勤務初日のwelcome mtgのあと、入社オリエンテーションを実施します。
まとまった時間二人で話すことで、困ったことがあったときに相談しやすい雰囲気を作る
勤務開始にあたり、重要なことを口頭でも伝える
不安なことやよくわからないと思っていることを早い段階で解消する
以下を説明したり、伝えたりしましょう。
必要に応じて画面共有をしたりしながら、わかりやすく伝わるようにしましょう。
メンターの役割について以下のように説明する
自分がメンターとなったこと
メンターは、新しくジョインした人（メンティー）が、パフォーマンスを発揮できる状態に近づけるサポートを行う役割であること
先にジョインしたメンバーが、あとからジョインしたメンバーをサポートする制度であり、メンターとメンティのスキルレベルの高低には関係ないこと
オリエンテーションの目的を説明する
会社や仕事についてざっくりと説明して、業務に入りやすくすること
チェックイン（自己紹介）
メンターから自己紹介をします。最初に自分のことを伝える（自己開示）ことで、その後の話をしやすくするもので、重要なステップです。話しやすくすることが目的なので、自己紹介や業務以外の話も積極的にしましょう。Welcome mtgでは話さなかった話をしましょう。
例えば、以下のような内容を盛り込みます（話したい項目のみ話せばOK）
出身地やパーソナリティ
前職・現職での仕事内容や好きな業務
仕事で成し遂げたいこと、理想のキャリア
SocialDogで好きな制度など
趣味・好きなこと・おすすめの観光地
その他、自由に雑談などをしてOK！
気持ちを伝える
「入ってくれてありがとう」という感謝の気持ち
「活躍を楽しみにしています」という期待の気持ち
「わからないことがあれば、SlackのwelcomeチャンネルでもMeetでも良いので、遠慮せずいつでもなんでも聞いてください」（「無知だと思われる不安」を解消するため）
「整っていないところもあるので、もし改善したほうが良いところがあれば、いつでもおしえてください」（「邪魔をしていると思われる不安」を解消するため）
入社手続きチェックリスト について
5まで終わっていなかった場合は、画面共有してもらって一緒に実施する
6以降はオリエンテーション後にやってもらうよう伝える。
わからなさそうな項目がありそうか聞き、不安な項目がありそうなら一緒に設定する。
会社全体・サービスについて
1-2分で終わるので、一個ずつ、見出しを読みあわせしてください。
その人の業務にとって特に大切そうな項目については、必ず触れてください。
サービス全体について
SocialDogがどういうサービスで、どこを目指しているのかを以下の資料で説明
必要に応じて、全社会の資料を使う
チームで取り組んでいること
チームで直近取り組んでいることの説明
全社会の資料を使うとわかりやすいかも？
チームメンバー・社内の役割分担の紹介
よくやりとりすることになりそうな人の紹介（どのチームの誰か）
必要に応じて/wiki/spaces/SOCIALDOG/pages/1103134721 も参照
相手がスムーズに業務に入れるように、
JiraやZendesk、GitHub、人事労務freeeなど業務で利用することになるツールについて説明します。
業務ガイドラインで「全員」となっている項目について読んでおくよう伝えます。
具体的な業務の進め方・ツールの使い方
あとで見返せるように、コンフルエンスのページのURLなどをSlackで送っておきましょう。
エンジニアの場合の例：開発環境の構築方法など、Pull Requestの出し方
社内コミュニケーション施策の案内
画面共有しながら各イベントについて軽く説明する程度でOK
質疑応答
チェックアウト
順調に進められそうか聞く
その他、自由に雑談などをしてもOK！
上記の理想の状態に近づいているか確認する
問題を解消する
二人で都合の良いタイミングを調整してください。例えば、朝会の直後などがそのままの流れで話せるので良いと思います。
1回30分程度のOnboarding buddyを定期的に実施してください。
頻度と時間の目安
入社後2週間
毎日5-20分
入社後2-4週間
週2回 30-60分
入社後1ヶ月以降
週1〜月2回 30-60分
入社後3ヶ月以降
月1回 30-60分
上記は目安です。必要に応じて増減してください。
期間
入社後3〜6ヶ月間程度（必要に応じて延長）
ただし、新卒入社の場合は、手厚くサポートする必要があるため、1〜2年間とする。
直近で行った業務について話す
自分のわかる範囲でよいので直近で行った業務の良かったところについて話す（「無能だと思われる不安」を解消するため）
業務の不明点の解消
最初はわからないことが多いと思うので、本を読んでもらうなどするのも有効です。
Level up サポート を活用するよう伝えてください。
やりにくいところや働きにくいところなどがないか聞く
働きやすい環境を作っていきたいので、もし改善できそうなところがあれば教えてください。
メンターの役割は、あくまでもメンティーのサポートなので、メンター自身が問題を解決する必要はありません。問題解決のサポートをすれば十分です。解決できない問題があった場合は、他のメンバーに助けを求めましょう！ |
以下のような質問をすると、困っていることや問題を見つけやすいです
仕事について、困っていることはありますか？
苦手なタスクやツールはありますか？
失敗したことや反省点はありますか？
入社前の仕事のイメージと違うところはありますか？
タスクの難易度やフローはあっていそうですか？
今の業務についてなにかリクエストはありますか？
●●さんがもっとパフォーマンスを出すためにできることはありますか？
今のチームの課題はなんだと思いますか？
今の仕事の進め方で改善できそうなところはありますか？
なにか改善の提案があった場合、その場で決める必要はありませんが、振り返り会で提案するように伝えるなどせっかくの提案を活かすようにしましょう。 |
上長（マネージャー）は、メンターをサポートする役割です。
以下のようなときがあるときは、必ず上長に報告し、対応を検討してください。
会社の制度やルール、仕事の進め方に対するリクエストがあり、メンターのみでは解決できない場合
メンターを変えたほうがよいと感じるとき
メンティーがパフォーマンスを発揮できるようになり、Onboarding buddyを終了しても良いと思ったとき
目安：3-6ヶ月後（新卒の場合は6ヶ月-1年後）
メンタル面での問題がありそうなとき
退職意向、チーム移動の希望があったとき